Jak zvládat mikromanagement – Jana Dvorak – Coaching

Jak zvládat mikromanagement

Je váš nadřízený mikromanager, nebo jste typ manažera, co mikromanaguje své podřízené? Nikdo nepracuje s radostí pro manažera, který mikromanaguje, a nikdo se nechce stát mikro-manažerem. Jaké jsou hlavní argumenty pro mikromanagement? Jak to můžete změnit? Zde máte 6 důvodů, proč je mikromanagement důležitý. 

Manažeři neví, co je jejich náplň práce.

Problém…

Manažer nerozumí své roli. Bylo mu řečeno “tady je váš tým”, ale nikdo mu neřekl, co, koho, či jak řídit. Myslí si, že musí být součástí každého rozhodnutí a situace.

Pokud jste vy manažer…

Pomůže, pokud stanovíte zodpovědnosti a předem domluvíte, na jaké úrovni jednotliví členové vašeho týmu můžou rozhodovat. Mohou například řešit stížnosti pro malé zákazníky, ale stížnosti větších zákazníků budou eskalovány přímo vám. 

Je důležité, abyste měli prostor a čas na důležité úkoly. Je podstatné umožnit členům týmu růst a pracovat samostatně. Nastavte, aby za vámi chodili pouze v případech, se kterými si opravdu neví rady, anebo pokud chtějí znát váš názor. Každý z členů vašeho týmu by měl mít svůj stupeň zodpovědnosti, který se může lišit dle zkušeností a schopností.

Nevíte, kde začít? Sepište si své nejdůležitější úkoly, na kterých potřebujete pracovat. Odhadněte, kolik času vám zaberou a kolik času vám zůstává na ostatní úkoly. Pokud máte více úkolů než času, zhodnoťte, co byste mohli delegovat na členy týmu.

Pokud jste vy podřízený…

Požádejte svého manažera, aby jasně definoval hranice vaší zodpovědnosti. Ujistěte se, že jednání je vedeno formou dialogu, připravte si vlastní návrhy. Je důležité, abyste byli aktivními účastníky a vaše nové zodpovědnosti byly sladěny s vašimi cíli pro váš další rozvoj. 

Použijte emocionální inteligenci, když budete mluvit s vaším nadřízeným, ujistěte se, že rozhovor nepřeroste v argumentaci.

Manažer pracoval jako řadový zaměstnanec

Problém…

Manažer tvrdě pracoval v technické ne-manažerské roli a byl za odměnu povýšen. V mnoha případech jsou lidé povýšeni na základě svých odborných znalostí, to však ne vždy znamená, že mají také potenciál být dobrým manažerem lidí.

Noví manažeři často nejsou vyškoleni pro vedoucí pozice. Tyto role mají svou vlastní úroveň odbornosti, a proto zabere nějaký čas, než se vše naučí.

Pokud jste vy manažer…

Možná zjistíte, že mnoho úkolů, které přicházejí s novou rolí, leží mimo vaši komfortní zónu. To může být velmi zdrcující. S vašimi pocity souvisí to, že se snažíte vrátit k tomu, v čem jste dobří.

Snažíte se odhalit příčinu každého problému, který mají členové vašeho týmu. Jak byste se cítil vy, kdyby se vám váš manažer neustále díval přes rameno?

Co byste měli dělat? Definujte úkoly, které musíte zvládat v nové roli, zhodnoťte, jaké nové znalosti a dovednosti se potřebujete naučit. Naplánujte si pravidelné schůzky se svým nadřízeným a ujasněte si, co od vás očekává. A co je nejdůležitější - najděte si mentora. V ideálním případě někoho na stejné úrovni jako je vaše pozice, ale s větším množstvím zkušeností.

Pokud jste vy podřízený…

V jakých oblastech byste od svého manažera nejvíce očekávali podporu, nebo jasné vedení? V jakých oblastech se cítíte nejvíce soběstačnými? 

Zkuste to sdělit svému manažerovi. Ujistěte se, že naplánujete pravidelné schůzky, abyste zajistili, že jste vždy na stejné vlně.

Manažer se bojí o svoji židli

Problém…

Manažer se cítí nejistý, a to je důvod, proč potřebuje vědět vše, na čem pracujete. To může souviset s jeho sebedůvěrou a strachem z talentovaných lidí. Skvělý manažer by měl pomoci ostatním lidem zazářit.

Pokud jste vy manažer…

Nejdříve začněte se sebepoznáním, musíte se dostat až k samému jádru vaší motivace. Zodpovězte si následující otázky. Proč si myslíte, že je vaše pozice ohrožená? Co můžete dělat jinak? Jakým manažerem se chcete stát? Odkud pochází vaše nejistota? Co můžete udělat, abyste se stali sebevědomějšími?

Pokud jste vy podřízený…

Doporučuji, abyste se zaměřili sami na sebe. Definujte si své profesní cíle a to, čeho chcete dosáhnout. Podělte se o ně se svým manažerem a výslovně ho požádejte, aby vás podpořil ve vaší kariéře. Pokud se vidí jako mentor a nevidí ve vás konkurenci, může vám to pomoci vybudovat si dobrý vztah.

Co když chcete pozici vašeho manažera? Co můžete udělat, co váš současný manažer ne? Vidíte se jako budoucí manažer, který usiluje o společné cíle celého týmu? Tímto způsobem můžete ukázat svůj potenciál a zároveň zůstat po boku svého manažera. Důvěra a čestnost by měly být životně důležitými vlastnostmi dobrého manažera.

Manažer nevěří svému týmu

Problém…

Manažer musí být v každé komunikaci a všechno musí zkontrolovat. Musí být přítomen na každé schůzce. Je jasné, že nevěří svému týmu, že odvede svoji práci pořádně.

Pokud jste vy manažer…

Neexistují špatné týmy, jen špatní manažeři. Jaká je pravděpodobnost, že každý člen týmu je opravdu nekompetentní? Musíte se dostat k jádru svých pochybností. Odkud přicházejí?

Když se dostanete k jádru, bude potřeba něco změnit. Změna je někdy bolestivý proces. Udělejte to krok za krokem. Identifikujte jeden úkol, nebo jednu pravidelnou schůzku, kde si myslíte, že můžete riskovat, že nebudete zapojeni. Jak to šlo? Byla to katastrofa?

Pokud jste vy podřízený…

Dobrým pomocníkem, jak s takovým manažerem spolupracovat, je humor. To může pomoci rozptýlit napětí a zdůraznit problém, aniž byste konfrontovali svého nadřízeného. Vyberte si opakující se situaci a příště, až se to stane, usmějte se a řekněte „takže my si v tomhle nevěříme“. Sledujete jeho reakci? Třeba si není vědom svého chování a rychle to napraví.

Manažer se snaží vypadat produktivně

Problém…

Tým je složen ze soběstačných kompetentních lidí, vše až na pár výjimek funguje dobře. To je skvělá zpráva! Ale... manažer nemá co na práci. Začne organizovat schůzky pro jakýkoli menší problém a zpochybňuje každé rozhodnutí.

Pokud jste vy manažer…

Je čas se rozhlédnout, kde vy a váš tým můžete získat nové zkušenosti.  Vždy je možné něco zlepšit, nebo se zapojit do nového projektu. Hledejte interně příležitosti a prezentujte svým nadřízeným možnosti pro zlepšení. Nepodceňujte hodnotu propagace svého týmu, pokud děláte skvělou práci, ujistěte se, že o tom každý ví.

Pokud jste vy podřízený…

Kolik času vás a váš tým stojí komunikace s manažerem? Pokud je to hodně, pokuste se navrhnout týdenní schůzky, kde budete informovat manažera a projednáte jakékoliv problémy. Musíte se také naučit říkat ne, zvykněte si používat formulaci „Je mi líto, jsem právě teď zaneprázdněn, ale můžeme to probrat v úterý“ a pak pozvěte schůzku do kalendáře.

Manažer je perfekcionista

Problém…

Manažer chce, aby všechny výstupy týmu byly dokonalé. Sám sebe považuje za jediného kvalifikovaného a má poslední slovo, co je perfektní.

Pokud jste vy manažer…

Za prvé, musíte si být vědomi, že jste perfekcionistou. Pracují členové vašeho týmy opravdu tak špatně? Kolik práce navíc je zapotřebí k tomu, aby bylo dosaženo 100% kvality? Možná, že 95% je dost dobré? Kdybyste byli zákazníkem, všimli byste si nedokonalosti?

Pokud práce není dost dobrá, musíte rozvíjet svůj tým, aby byl schopen doručovat ve vysoké kvalitě. Je nutné, aby do budoucna byli členové týmu soběstační. Jasně definujte vaše očekávání a požádejte svůj tým o návrhy řešení.

Pokud jste vy podřízený…

Máte stejný úhel pohledu na nedokonalosti jako váš manažer? Myslíte si, že jeho výtky jsou oprávněné, nebo jen zveličované? Řekněte svému manažerovi, že chcete dodávat práci ve vysoké kvalitě a oceníte jeho vedení a nastavení jasných očekávání. Humor vždy pomáhá, zavtipkujte o problémech s perfekcionismem, pokud se jedná o perfekcionistu.

Mikromanagement nemusí být vždy špatný

Kdy je to dobrá věc? Pokud máte podřízeného, jehož výkon je pravidelně podprůměrný, musíte se aktivně zapojit. Je nutné, abyste se zapojili osobně, a ne jenom delegovali vaše kolegy. Nakonec to budete muset být vy, kdo udělá rozhodnutí, jestli si daného kolegu nechat v týmu. Můžete jim pomoci najít jejich slabé stránky a pomoci jim je rozvíjet na požadovanou úroveň. 

Manažer je efektivní pouze v případě, že je efektivní jeho tým. Pokud je výkon jednotlivce dlouhodobě podprůměrný, tým nebude nikdy dosahovat kýžených výsledků. Pamatujte, že neexistují špatné pracovní pozice, existují jen lidé na špatných pozicích.

Pokud mikromanagujete svůj tým, uvědomte si to. Identifikujte, co potřebujete zlepšit, a motivujte se k těmto změnám. Užijte si své nové chování a užijte si svůj osobní růst.

Pokud jste mikromanageváni, zkuste se podívat na věc očima svého manažera. Hledejte konstruktivní řešení a zjistěte, co můžete dělat jinak, aby se i váš manažer mohl změnit. Vždy začněte se změnou u sebe, neočekávejte, že se druhá osoba změní jen proto, že vám to nevyhovuje.